[讀書心得] 寫出好業績:業務老鳥、菜鳥都要懂的銷售信函寫作術



平常工作的時候,最常做的事情肯定就是寫電子郵件(email)了。如果可以找到一個省時省力的寫法,就可以有更多時間做別的事情,進而增加工作效率及產出。上網爬了一些文章發現到這本書很多人推,就也借來拜讀一下,覺得確實很不錯。除了提供了一套寫郵件的基本框架外,也給了許多範例指引讀者們應該要怎麼樣動筆。

好的寫作,要讓讀者不用太花力氣就能夠知道我們要傳達的目的。而商務郵件更是如此,有效率的溝通可以節省不必要的猜測、節省彼此的時間,也就能有更好的產出。那要怎麼樣寫才能又快又有效率呢?重點就是要先進行規劃,再動筆開始寫,最後再來檢查是否有達到想要傳達的目的。

也就是不能太過隨便,想到什麼就寫什麼。這樣的做法容易寫得很雜亂讓主題失焦,或是不知道怎麼開始動筆,也就浪費了許多寶貴的時間在筆墨之中。反過來說,先進行規劃就能知道大概要寫些什麼內容,然後再動筆就會簡單多。

規劃要掌握以下五點原則:
  • 為什麼:對方為什麼要讀這封信。像是能獲得更好的生意機會、要確認產品的交期之類的。
  • 寫什麼:支持對方讀信的理由。因為我司有優秀的產品、能夠提供超乎意料的服務等等。
  • 達成什麼目的:我們寫作的目標。引起對方的興趣、促成客戶下單等。
  • 下一步:讀完信以後再來要做什麼、誰來做。像是提供更詳細的說明、報價單等等。
  • 誘因:支持對方進行下一步的因素。像是現在回覆就能趕上最新一擋的促銷,真的很便宜。

也就是說,要能把對方想要的放在內容裡面(換位思考),才容易打入心坎裡,進而達到我們的目的。在動筆時不一定要寫的很正式,太過官樣文章反而讓人感覺不到服務的熱情。所以如果能夠稍微口語一點(但也不能太隨便),不但能讓人感覺比較親近(但也不需要寫作文),也可以減少對方花在理解上的功夫,讓溝通能更有效一點。

寫完文章以後再依照上面的五個原則檢查一次,讓筆下的文字確實傳達到自己的目標,也把不必要的冗詞贅字刪掉。看過ok以後就能傳送出去、靜候佳音了。


我剛開始在寫東西的時候(像是讀書心得),就是沒有做規劃一股腦硬寫。確實會寫得很雜亂,也花很多時間在編輯修正。現在寫多了大概能掌握到一些訣竅,就像本書所說,先規劃一下內容、知道自己要寫些什麼確實能節省許多時間。但要讓文筆進步的方法還是要有意識地練習啊。多寫多練,然後一直調整,就會愈來愈好吧。(我好正面)


書籍基本資料

寫出好業績:業務老鳥、菜鳥都要懂的銷售信函寫作術
Power Sales Writing(Rev & Exp 2E)
作者: Sue Hershkowitz-Coore
譯者: 吳品清
出版社:McGraw-Hill
出版日期:2012/03/08

延伸閱讀

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文案訓練手冊 好的文案要讓人情不自禁的閱讀下去。
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銷售第六感 銷售最重要的就是理解人性。
業績是勉強出來的! 銷售基本新法參考。
關於有效溝通的簡單心得 溝通的目的就是要讓讀者能夠清楚的理解自己想要傳達的。

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