[讀書心得] 搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
作者:David Allen
譯者:向名惠,林淑鈴
出版社:商業周刊
出版日期:2016/10/06

Getting Things Done (簡稱GTD),設計的目的並不是把事情「全部都做完」,而是一套把事情用適當方式進行妥善安排的系統。作者說他設計這套系統的靈感是來自武學家「心如止水」的境界,也就是心無旁鶩、隨時都準備好來應戰的感覺。這本書相當熱門,從圖書館排隊排了好久(約莫三個月)才拿到手。主要是因為這本書的觀念一直被各大個人成長、時間管理相關的書籍提到,就覺得還是找時間來翻閱一下好。我讀完以後覺得這套系統確實滿犀利的,或許可以吸收其中精華來應用在生活中。

這套系統的概念很簡單,就是把所有事情都從腦中移除,用清單來管理。不去煩惱那些瑣事,進而達成專心做事的目的。一共有五大步驟:捕捉、理清、整理、回顧、執行。如下圖所示(參考書中附圖做的):


捕捉:

就是把所有的事情,不管正事雜事、優先與否都先紀錄下來,放到收件夾裡面。書中提到的工具有隨手筆記本,當然潮一點可以用雲端、數位產品我想也可以。總之就是利用工具把腦中想的到的事情都先紀錄下來。

理清:

檢視並且清空收件夾裡面的資料(不能讓曾理清的事情再次回到收件夾),確認這事情的屬性,進一步分類成可以行動或不能行動的。不能行動的部份就依照類型,丟到垃圾桶(也就是不管他)、再說(有空再來想辦法)以及參考資料(或許有用但不是現在)等資料夾裡面。

整理:

針對下一步動作進行整理,把多步驟的事情放進專案資料夾裡面統一處理,能在兩分鐘內解決的就馬上做,不能在兩分鐘內解決的就看要自己做還是別人做,排到相應的清單裡面。

回顧:

確認自己的收件夾、各個專案資料夾裡面是不是有什麼遺漏的,或是整個系統有沒有需要修改精進的地方。或許可以每週安排一小段時間來重新整理自己的GTD系統、精益求精。

執行:

把行事曆裡面的事情好好的做。基本上每天安排幾件(3~5件)重要事項來做就好,其他時間就留著緩衝也好,可以按照事情的重要性來分辨優先順位,進而安排當下該做的事情。作者建議不要好高騖遠,腳踏實地的從最根本的事情做起,一步一步處理到高大上的事情。

一點心得:

我對這套系統的看法是這樣,把雜事收集下來以後,按照對應屬性放到相應位置,再來就按照自己的工作習慣來消化這些事情。而那些沒有被自己排到的事情(像是突然閃過腦中的靈感),就放在資料庫裡面醞釀一下,有空再挖出來看一下。而要好好利用這第二大腦,先決條件就是要完全對自己誠實,要能夠信任這系統,把自己「交」出來。

也就是說,煩惱什麼的,也大膽的放在收件夾裡面。或許可以依照自己有沒有辦法處理來進行歸類,如果被自己歸到「無能為力」的那類型,或許就該勇敢的放棄。把時間精力花在自己可以處理的事情上,會讓事情運作的更有效率、更有產出,得到多點成就感也許可以更快樂吧。

但如果那些無能為力的事情是自己想要的呢?我是覺得雖然「想像中」的美好並不是真的,放手其實也無所謂,但如果真心想要,放進專案清單裡面執行也好,讓失敗證明自己的天真,跌倒了再爬起來就好。不經一事不長一智,有些事情確實是要心痛了才懂。

最後提一點,作者在書中一直提到「兩分鐘原則」,就是在整理代辦清單的時候,能不能把該項雜事在兩分鐘之內處理完。這招滿高的,可以超有效率消化雜事。我認為這套的延伸應用就是在接到電話(或是line)的交辦事項時,如果可以在兩分鐘之內處理完就先做(回說ok),如果無法就暫時緩一緩(或許可以回說我看看狀況再回)。

是說這套系統也是在保護自己的注意力,這資訊時代的注意力真的很重要,可以全神貫注在喜歡的事情上真是件幸福的事情。


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