[讀書心得] Google必修的圖表簡報術:Google總監首度公開絕活,教你做對圖表、說對話,所有人都聽你的!

Storytelling with Data: A Data Visualization Guide for Business Professionals
作者:Cole Nussbaumer Knaflic
譯者:徐昊
出版社:商業周刊
出版日期:2016/03/26

書生讀書會第三次的主題是「簡報:出一張嘴的能力」,要選一本與溝通相關的書來分享,印象裡面這本書一直都在簡報類暢銷排行榜上,算是相當多人看的書,就趁著這個機會找來拜讀一番。本書主要在講怎麼呈現資料,把生冷的「資料視覺化」,轉化成容易被人接收的資訊。


簡報是拿來溝通用的,也就是傳達一些資訊、誘使聽者去進行一些行動。基本元素有三個,對象、內容以及方法。

對象:聽眾,決定了要用什麼方式來溝通比較好。對於一些圈內行家或許就可以多講一些行話,加快溝通程序的進行;對於一些比較陌生的人,或許就要把聽眾們當成「無知的聰明人」,用充分的前提(資料)來把故事說的清楚。
內容:想要傳達的內容核心。要提供的資訊、前因後果,以及想要讓聽者進行的行動都要弄清楚。
方法:溝通的手段,現場簡報或是使用投影片等工具。不過投影片什麼的都只是「輔助」而已,要先弄清楚對象及內容才是。(不過這本書大部分的章節都在談這個。)

重複一次,投影片只是輔助,所以在作簡報的程序上,不應該「先」從簡報軟體開始。作者建議,最一開始發想的時候,用紙筆畫分鏡草稿,安排好故事脈落、起承轉合,再去製作簡報比較好。或者應該這麼說,要讓簡報圖表這些,配合想要我們陳述的內容才是,而不是把簡報資料東拼西湊成一個四不像的故事。

而製作清楚圖表的原則就是「簡單」,讓人看到的時候不用花心思去想,自然就能把注意放在講者身上(而不是形成干擾)。所以首先要做的就是選對圖表,把資料用「正確」的方式表達。少量資料就直接用文字,需要比較就用條狀圖,要呈現趨勢就用線型圖。其他種類的圖形都儘量少用(像是複雜的表格、圓餅圖以及雙Y軸圖)。

選擇好資料圖表之後,要再進一步去掉干擾的元素。像是把無意義的線條、數字、繽紛的顏色去掉,換成看起來比較舒服(不傷腦)、有重點(多用對比、差異)的版本。最好的設計就是一看到就知道那是什麼的,而美的設計通常會比較好一點。也就是說,掌握好美的視覺元素(對齊、分組、空白、顏色)至少就能做出還不錯的簡報。此外,多用重複的元素也能讓觀眾加深記憶。

不過簡報這回事也是一門技術,無法只靠讀書就學會。也就是說,不真的做些什麼的話,是無法成長的。除了有方法的練習以外(除了工作之外,也可以籌組簡報練習小組),作者也建議可以多看一些簡報,這邊也一併列出書中推薦的參考網站:

  1. Eager Eyes
  2. FiveThirtyEight's Data Lab
  3. Flowing Data
  4. The Functional Art
  5. The Guardian Data Blog
  6. HelpMeVis
  7. Junk Charts
  8. Make a Powerful Point
  9. Perceptual Edge
  10. Visualising Data
  11. VizWiz
  12. storytelling with data (作者的部落格)


我覺得這本書只是師傅領進門而已,要真的做出很棒的簡報還要多下點苦工。而做好這些輔助材料,或許能讓80分的簡報更上一層樓,但無法讓0分的簡報變成及格(好看但言之無物也就沒什麼用吧)。所以,想要好好的傳達訊息,還多的是要學習的。
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