對於執行待辦事項的心得(使用Evernote)



這陣子一直在檢討自己的工作效率。畢竟都把時間分配在工作上,就該「好好工作」,但感覺上就是即使花了時間,也沒有完成些什麼的感覺。這樣下去實在不是辦法,就再度重新整理了一遍屬於我自己的工作流程。這一篇心得文會分享我結合Evernote來處理代辦事項的方法,當然如果有什麼建議的話也歡迎分享給我。

我使用Evernote已經好一陣子了(應該有兩三年以上吧)。之前主要都是拿來寫讀書心得(當作文書處理軟體來用),因為他文件的編排方式很像我使用已久、已經很熟悉的BBS介面,而基本寫作會用到的功能都有,格式也方便貼到部落格上發布,查詢自己寫過的文章又很容易,就這樣一路使用下來。想想這樣的特性其實也滿適合用在工作上,就延伸出一些應用Evernote的方法。

首先就是列代辦事項。Evernote他代辦好用的地方是,只要輸入”[" 跟 “]”,就會自動變成可以勾選的格子。這在確認自己執行進度上非常好用。基本上我就把每一天接到的任務都先記下來,再來就幫各個項目列出「下一步動作」以及,「目前可以想到的相關事情」。

有下一步動作可以提醒我再來應該要先做什麼,如此至少能讓事情可以順利開始進行。處理完下一步動作,就再繼續找下一步動作,直到整件事情可以結案為止。如此可以追蹤我做了什麼,是按照什麼樣的步驟順序,日後檢討時便能針對這些點來進行調整,工作效率自然就能夠漸漸地提升起來。

而目前可以想到的相關事項,用意是在把腦袋裡面能想到的東西都丟出來、記錄起來,空出腦容量(記憶體)來處理所謂重要的事情。這不就是代辦事項、筆記的主要功能嗎。當然有想到什麼也能隨時補充進來,讓事情能夠完整的被處理。當然也能藉此檢視我是不是在某個時間點遺漏什麼,讓自己能夠愈來愈好,讚。

然後我實際在處理這些代辦的時候,我會為每個工作另外多開幾篇筆記,然後把Evernote的內部連結都貼在代辦事項旁邊。在屬於該項代辦事項的那篇筆記進行我的主要工作,像是寫文案內容之類的,除了能保持代辦事項的整潔之外,也方便追蹤我到底做了什麼,之後也好找相關的資料。如果在Evernote上面不好處理的資料(像是試算表、簡報檔案),我也會在做完以後利用附加檔案的方式,也在Evernote裡面備份一次,方便以後找資料使用。

以上大概就是我本人處理工作的方法,不但能夠清楚的知道自己還有哪些事情沒做、可以做,也能超快速的找到已經執行過的事情。想了想或許要增加一些「優先權」的流程,讓事情擠在一起的時候能有個處理順序,之後有更新再來分享吧。先這樣,歡迎大家與我交流心得。

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